Kako lahko izboljšamo uporabniško izkušnjo spletnega vpisa?

Naročnik: Ministrstvo za visoko šolstvo, znanost in inovacije

Trajanje projekta: 6 mesecev

Ministrstvo za visoko šolstvo, znanost in inovacije je skrbnik vpisa v visokošolske programe. Prijavitelji se lahko v visokošolske programe prijavijo vsaj delno že od leta 2014, od epidemije pa prijavni postopek poteka v celoti preko spletnega portala www.evs.gov.si.
V preteklih dveh letih so na Sektorju za visoko šolstvo zaznali znatno povečanje zahtevkov po podpori pri izpolnjevanju obrazca za vpis, hkrati pa je naraščalo tudi število nedokončanih prijav v sistemu. V prvem koraku so želeli preveriti kakšna je obstoječa uporabniška izkušnja izpolnjevanja prijave za vpis ter identificirati priložnosti za nadgradnjo obrazca. V drugem koraku pa so želeli spletni obrazec za vpis nadgraditi tako z vidika uporabniške izkušnje, kot tudi celovite vizualne prenove uporabniškega vmesnika.

Sodelovanje je potekalo v dveh fazah, raziskava in razvoj.
V okviru faze raziskave smo izvedli 7 poglobljenih intervjujev, v okviru katerih smo opazovali izpolnjevanje obrazca za vpis. Skupaj z ekipo na Sektorju za visoko šolstvo in predstavniki Študentske organizacije Slovenija, ki pokrivajo del podpore uporabnikom, smo opravili pregled in prioretizacijo priložnosti za nadgradnje obrazca.

Slednje so skupaj z uporabniškimi smernicami za nadgradnjo predstavljale izhodišča za nadgradnjo uporabniškega vmesnika, ki smo ga razvijali v drugi fazi. V tej fazi smo tesno sodelovali z razvojnimi partnerji ministrstva in UI oblikovalci, da bi zagotovili izvedljivost nadgrajene rešitve. Rešitev smo prav tako testirali s 5 prijavitelji in jo na podlagi povratnih informacij nadgradili.

Ministrstvo želi nadgrajeno različico obrazca za vpis implementirati do vpisa v visokošolske programe za prihodnje šolsko leto (24/25). V fazi implementacije bomo nudili podporo ter ponovno izvedli testiranje uporabniške izkušnje, da preverimo v kolikšni meri smo zmanjšali potrebe po podpori pri izpolnjevanju obrazca.

V okviru raziskave smo identificirali 8 problemskih področij s katerimi se soočajo prijavitelji v visokošolske programe in 6 oblikovnih smernic za nadgradnjo vmesnika. Skupaj z ekipama Sektorja za visoko šolstvo in ŠOS smo opredelili 28 ključnih nadgradenj iz skupaj identificiranih 50 priložnosti za nadgradnjo.

Rešitev nadgrajenega obrazca za prijavo za vpis pokriva 2 scenarjia, prijave na 1. Stopnjo in 2. Stopnjo, skupaj z variacijami za tuje državljane. V procesu načrtovanja smo identificirali nadaljne priložnosti za poenostavljanje obrazca in število korakov zmanjšali iz 7 na 6. Nov uporabniški vmesnik je oblikovan tako, da sledi smernicam CGP državne uprave, ki smo jih za obrazec tudi prilagodili.