Kako povečati učinkovitost črpanja EU sredstev?

Naročnik: Ministrstvo za kmetijstvo, gospodarstvo in prehrano, direktorat za ribištvo in pomorstvo

Trajanje projekta: 9 mesecev

*Evropski sklad za pomorstvo in ribištvo

Direktorat za ribištvo in pomorstvo na Ministrstvu za kmetijstvo, gospodarstvo in prehrano (MKGP) na vsakih 6 let pripravlja vsebine operativnega programa za izvajanje evropskega sklada za pomorstvo in ribištvo v Republiki Sloveniji (OP ESPR). Vodja projekta na ministrstvu je k nam pristopila, da bi jih podprli pri načrtovanju in izvedbi procesa priprave vsebin za naslednje proračunsko obdobje (cilj projekta).

Črpanje sredstev je bilo v preteklih letih slabo. Želeli so pripraviti predlog operativnega programa, ki bi različnim skupinam končnih uporabnikov – ribičem, ribogojcem, lokalnim skupnostim in javnim institucijam – omogočal bolj učinkovito črpanje sredstev v naslednjem obdobju.

Na projektu smo se soočili z dvema glavnima izzivoma: kako pripraviti vsebine operativnega načrta, ki bodo čim bolje odražale potrebe različnih skupin končnih uporabnikov ter kako slednje motivirati za aktivno participacijo.

Celoten proces smo načrtovali skupaj z vodjo projekta ter ožjo delavno skupino (sodelavci na direktoratu ministrstva in predstavniki uporabniških skupin). V fazi predpriprave smo opredelili potrebne korake, aktivnosti in materiale za izvedbo procesa.

Sledila sta dva sklopa srečanj z različnimi skupinami končnih uporabnikov, z vmesno fazo priprave in nadgradnje vsebin, ki smo jo izvedli z ožjo delovno skupino.

Prvi sklop srečanj s posameznimi uporabniškimi skupinami je bil namenjen predstavitvi namena in ciljev projekta, predlaganega procesa soustavarjanja vsebin in odkrivanju potreb posamezne uporabniške skupine.

Na podlagi identificiranih potreb je delovna skupina pripravila predlog nabora ukrepov, mi pa smo prilagodili vsebine srečanj za drugi sklop.

Na drugem sklopu srečanj smo posameznim uporabniškim skupinam predstavili predloge ukrepov ter jih, skupaj z njimi dopolnili in ovrednotili . 

Po vsakem srečanju smo z ožjo delovno skupino pripravili digitalno različico rezultatov srečanja ter izvedli krajšo refleksijo, ki nam je služila pri načrtovanju aktivnosti, ki so sledile.

Ob zaključku projekta smo pripravili poročilo v katerem je bil predstavljen celoten proces soustvarjanja vsebin, rezultati projekta (vsebine za pripravo operativnega načrta), smernice za nadaljne delo s priporočili in vsi pripadajoči materiali (plakati, povzetki, predloge).

Rezultati projekta:

• poročilo projekta s predstavitvijo procesa, vsebinami za pripravo operativnega programa, SWOT analizami ciljnih skupin, identificiranimi potrebami ciljnih skupin ter smernicami za nadaljnje delo
• dva plakata (vizualizacija delovanja operativnega programa s procesom interakcije med ključnimi deležniki, konkretni primeri delovanja ESPR za posamezne ciljne skupine)
• predloge in delovni listi (SWOT analiza, opredelitev projektov, vrednotenje projektov)
• povzetki (predstavljen oblikovan nabor informacij po področjih v preprostejšem jeziku)

Učinki projekta:

• povezovanje in izboljšano medsebojno razumevanje zaposlenih znotraj oddelka ribištvo in pomorstvo
• izboljšano razumevanje in razvoj kompetenc predstavnikov ciljnih skupin za pripravo in izvedbo SWOT analize
• izboljšan odnos med končnimi skupinami uporabnikov in ministrstvom, s poudarkom na novo vzpostavljenem zaupanju med ribiči in MKGPjem

(Primer poenostavljene predstavitve in vizualizacije delovanja Evropskega sklada za pomorstvo in ribištvo)