Kako lahko z agilnim pristopom vodenja podpremo zaposlene na občinski upravi?

Naročnik: Mestna občina Celje (MOC)

Trajanje projekta: 6 mesecev

Projekt je bil izveden z namenom podpore zaposlenih občinske uprave MOC z uvedbo agilnih metod in procesov, ki bi na dolgi rok merljivo izboljšale delovanje občinske uprave. Vodstvo občinske uprave je želelo nove pristope delovanja preizkusiti na pilotnem projektu za katerega smo izbrani enega izmed oddelkov občinske uprave.

Projekt je bil izveden v štirih fazah: uvodne aktivnosti, raziskava, sinteza in priprava predlogov za izboljšave. 

V fazi uvodnih aktivnosti smo uskladili proces in aktivnosti z vodjami izbranega oddelka glede na razpoložljivost zaposlenih in naravo dela. Kljub temu, da je bil projekt na začetku zasnovan na način, da z zaposlenimi sodelujemo in z njimi testiramo različne agilne pristope, se je v tej fazi izkazalo, da je potrebno za uvedbo agilnih metod najprej pripraviti primerno okolje. Zato smo cilj projekta preusmerili na raziskovanje, popis poteka in identificiranje izzivov na investicijskih projektih. To so namreč projekti, ki zadržujejo zaposlene na celotnem oddelku. 

V raziskovalni fazi smo z zaposlenimi iz izbranega oddelka izvedli 11 poglobljenih intervjujev, 2 opazovanja kolegijev, ter pregledali 8 dokumentov, ki so povezani z vodenjem investicijskih projektov.

V fazi sinteze smo pripravili povzetke raziskovalnih aktivnosti, vodjam oddelka in občinske uprave predstavili ugotovitve raziskave in pripravili vizualizacijo celotnega procesa investicijskih projektov.

Na koncu projekta smo sestavili poročilo projekta, ki je vključevalo predloge za izboljšano delovanje oddelka. Zaradi preobremenjenosti zaposlenih in časovnih stisk z implementacijo predlogov za spremembe nismo začeli.

Popis vhodnih informacij iz raziskave, razdeljene po področjih

Kljub temu, da so se cilji tekom projekta spremenili, smo med raziskavo še vedno zaznali mnogo priložnosti za izboljšave, ki niso vezane zgolj na investicijske projekte. Te smo v poročilu predstavili v ločenem poglavju in jih kategorizirali na 4 kategorije z 37 predlogi za izboljšano delovanje oddelka. Pripravili smo vizualizacijo procesa dela na oddelku in popisali ključne izzive v procesu na podlagi katerih smo oblikovali smernice za izboljšanje. Oblikovana je bila tudi predloga za poenotenje internih procesov.

Na podlagi raziskave smo pripravili predloge za izboljšanje delovanja oddelka.